Invoice Auto­ma­tion

Klassifizierung eingehender Dokumente

Geschäfts­do­ku­mente wie Rech­nun­gen, Ange­bote, Bestel­lun­gen und interne Kor­re­spon­denz ent­hal­ten oft zusätz­li­che Noti­zen, Kom­men­tare oder Absich­ten, die für nach­ge­la­gerte Pro­zesse von ent­schei­den­der Bedeu­tung sind. Neben klas­si­schen Rech­nungs­in­for­ma­tio­nen wie „Bitte erstat­ten“ kön­nen dies auch Anwei­sun­gen wie „Pro­jekt XY zuord­nen“, „Zur Geneh­mi­gung wei­ter­lei­ten“ oder „Drin­gend prü­fen“ sein. Der synvert Invoice Auto­ma­tion Accelerator erwei­tert ihre Funk­tio­na­li­tät über die reine Rech­nungs­be­ar­bei­tung hin­aus und ermög­licht die auto­ma­ti­sierte Erken­nung und Inter­pre­ta­tion von Absich­ten in einer Viel­zahl von Doku­ment­ty­pen. Mit Hilfe von NLP, seman­ti­scher Ana­lyse und moderns­ten Sprach­mo­del­len wer­den Kon­text und Bedeu­tung zuver­läs­sig iden­ti­fi­ziert und in struk­tu­rierte Fol­ge­ak­tio­nen umgesetzt. Unter­schied­li­che Unter­neh­men benö­ti­gen unter­schied­li­che Klas­si­fi­zie­rungs­kri­te­rien. Unsere Lösung ist hoch­fle­xi­bel und lässt sich prä­zise auf kun­den­spe­zi­fi­sche Kate­go­rien zuschnei­den – von Rech­nun­gen und Gut­schrif­ten bis hin zu Sonderfällen. Die Klas­si­fi­zie­rungs­kom­po­nente lässt sich naht­los in bestehende Infra­struk­tu­ren inte­grie­ren, arbei­tet im Batch- und Echt­zeit­mo­dus und unter­stützt den Betrieb in nahezu jeder Systemumgebung.

Absichtserkennung

Die Klas­si­fi­zie­rung ist der erste und ent­schei­dende Schritt bei der Auto­ma­ti­sie­rung der Rech­nungs­be­ar­bei­tung. Doku­mente müs­sen ein­deu­tig erkannt und der rich­ti­gen Kate­go­rie zuge­ord­net wer­den, damit nach­ge­la­gerte Pro­zesse wie Extrak­tion, Zuord­nung und Veri­fi­zie­rung rei­bungs­los ablau­fen können. Unsere Invoice Auto­ma­tion Suite ermög­licht eine prä­zise Klas­si­fi­zie­rung, selbst bei unstruk­tu­rier­ten und nicht stan­dar­di­sier­ten Ein­ga­be­for­ma­ten. Die Kom­bi­na­tion aus regel­ba­sier­ten Ver­fah­ren und KI-gestütz­ten Erken­nungs­me­tho­den gewähr­leis­tet eine zuver­läs­sige Klas­si­fi­zie­rung – auch bei hete­ro­ge­nen Doku­ment­ty­pen oder abwei­chen­den Bezeichnungen. Die Band­breite mög­li­cher Absich­ten ist groß und hängt von der Bran­che, dem Unter­neh­men und der Pro­zess­um­ge­bung ab. Unsere Lösung ist hoch­gra­dig kon­fi­gu­rier­bar und erkennt sowohl stan­dar­di­sierte For­mu­lie­run­gen als auch kun­den­spe­zi­fi­sche oder bran­chen­ty­pi­sche Ausdrücke. Die Absichts­er­ken­nung lässt sich naht­los in bestehende Pro­zesse und Sys­teme inte­grie­ren. Iden­ti­fi­zierte Absich­ten kön­nen direkt an ERP‑, Work­flow- oder Ticke­ting-Sys­teme wei­ter­ge­lei­tet wer­den, was eine auto­ma­ti­sierte und feh­ler­freie Wei­ter­ver­ar­bei­tung ermöglicht. Modernste Sprach­mo­delle und seman­ti­sche KI-Pro­zesse gewähr­leis­ten eine hohe Genau­ig­keit bei der Inter­pre­ta­tion selbst unstruk­tu­rier­ter Texte.

Extraktion komplexer Einzelposten

Die Extrak­tion von Ein­zel­pos­ten aus Rech­nun­gen ist das zen­trale Ele­ment bei der Auto­ma­ti­sie­rung der Rech­nungs­be­ar­bei­tung, ins­be­son­dere wenn die Pos­ten kom­plex sind und Rech­nun­gen in unter­schied­li­chen For­ma­ten vorliegen. Der synvert Invoice Auto­ma­tion Accelerator bie­tet eine Lösung für genau die­ses Pro­blem. Durch die Kom­bi­na­tion von regel­ba­sier­ten Ansät­zen, OCR-Frame­works mit Lay­outer­ken­nung und (mul­ti­mo­da­len) Sprach­mo­del­len ist es mög­lich, Ein­zel­pos­ten aus einer Viel­zahl von Rech­nun­gen und Rech­nungs­ar­ten mit hoher Genau­ig­keit zu extra­hie­ren und zu struk­tu­rie­ren. Dies bil­det die Grund­lage für die anschlie­ßende auto­ma­ti­sierte Verarbeitung. Rech­nun­gen und Ziele kön­nen je nach Kunde vari­ie­ren. Unsere Lösung ist hoch­gra­dig anpass­bar und extra­hiert genau die rele­van­ten Infor­ma­tio­nen und gibt sie im gewünsch­ten For­mat weiter. Der synvert Invoice Auto­ma­tion Accelerator lässt sich naht­los in Ihre Infrastruktur inte­grie­ren und kann Rech­nun­gen sta­pel­weise oder in Echt­zeit ver­ar­bei­ten. Dank ihrer modu­la­ren Archi­tek­tur kann sie in nahezu jeder Umge­bung aus­ge­tauscht und betrie­ben werden. Unsere Lösung basiert auf einer Kom­bi­na­tion aus regel­ba­sier­ten Ansät­zen und her­aus­ra­gen­den OCR-Frame­works und Sprach­mo­del­len. Dies führt zu deut­lich qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ge­ren Ergeb­nis­sen unter Berück­sich­ti­gung der Kosteneffizienz.

Mapping

Die auto­ma­ti­sierte Rech­nungs­be­ar­bei­tung endet in der Regel nicht mit der Extrak­tion ein­zel­ner Posi­tio­nen. Oft müs­sen die ein­zel­nen Posi­tio­nen ver­schie­de­nen inter­nen Bud­gets, Kata­lo­gen, Kata­log­ein­trä­gen oder Teams zuge­ord­net wer­den. Die regel­ba­sierte Zuord­nung ver­sagt hier, wenn die Regeln sehr kom­plex oder unvoll­stän­dig sind oder wenn neue, nicht gepflegte Syn­onyme oder Abkür­zun­gen ver­wen­det werden. Genau hier setzt der synvert Invoice Auto­ma­tion Accelerator an. Unbe­kannte Syn­onyme oder ähn­li­che Begriffe kön­nen bei­spiels­weise mit­hilfe eines Sprach­mo­dells (mög­li­cher­weise unter Ver­wen­dung eines Glos­sars und/oder RAG) abge­fan­gen und kor­rekt zuge­ord­net wer­den. Natür­lich wer­den „ein­deu­tige Fälle” zur Opti­mie­rung der Kos­ten­ef­fi­zi­enz zunächst regel­ba­siert ver­ar­bei­tet, aber ins­be­son­dere für die oben genann­ten Fälle kann hier (abhän­gig von den ein­ge­hen­den Rech­nun­gen) eine deut­li­che Stei­ge­rung der Zuord­nungs­rate und damit des Auto­ma­ti­sie­rungs­gra­des erreicht werden. Die Ver­ar­bei­tungs­pro­zesse, Kun­den, Kata­loge für die Zuord­nung und Regeln vari­ie­ren. Des­halb ist synvert Invoice Auto­ma­tion fle­xi­bel anpass­bar und lie­fert den­noch hoch­wer­tige Ergeb­nisse. Es bie­tet jedem Kun­den genau das, was er braucht.

Implementierung und Arbeitsablauf

Der synvert Invoice Auto­ma­tion Accelerator ist als modu­la­rer End-to-End-Pro­zess kon­zi­piert. Ein zen­tra­ler Orchestra­tor steu­ert die gesamte Ver­ar­bei­tungs­kette – von der Erfas­sung ein­ge­hen­der Doku­mente über die Klas­si­fi­zie­rung und Absichts­er­ken­nung bis hin zur Daten­ex­trak­tion und Zuordnung. Dank sei­ner Modu­la­ri­tät und Anpas­sungs­fä­hig­keit kann der gesamte Pro­zess an indi­vi­du­elle Bedürf­nisse ange­passt werden. Alle erfor­der­li­chen Dienste sind modu­lar mit­ein­an­der ver­bun­den und kön­nen bei Bedarf aus­ge­tauscht oder erwei­tert wer­den. So lässt sich die Lösung opti­mal an spe­zi­fi­sche Anfor­de­run­gen, bestehende IT-Land­schaf­ten und regu­la­to­ri­sche Rah­men­be­din­gun­gen anpas­sen: Schnelle Bereit­stel­lung dank modu­la­rer, cloud­un­ab­hän­gi­ger Architektur. Unsere Lösung erfüllt höchste Stan­dards in Bezug auf Daten­schutz, Sicher­heit und Rückverfolgbarkeit. Durch­gän­gige Auto­ma­ti­sie­rung von der Doku­men­ten­er­fas­sung bis zur Systemintegration. Alle ver­ar­bei­te­ten Daten wer­den sicher gespei­chert, ver­sio­niert und verwaltet. Der Pro­zess ist hoch­gra­dig erwei­ter­bar und fle­xi­bel kon­fi­gu­rier­bar – zusätz­li­che Modelle, Dienste oder Inte­gra­ti­ons­punkte kön­nen jeder­zeit hin­zu­ge­fügt werden.