Einleitung
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie aus Ihren bestehenden Power BI Reports das Maximum herausholen. Denn durch geschickte Kombination mit Power Apps und Power Automate erreichen Sie deine effiziente Prozesssteuerung. Profitieren Sie dabei von verkürzten Prozessketten und gestalten Ihr Unternehmen so schlanker und effizienter.
In der heutigen digitalen Geschäftswelt sind Daten das wertvollste Gut eines Unternehmens. Daher sind Tools zur Datenanalyse und ‑visualisierung unerlässlich, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Prozesse effizient zu gestalten. Besonders aus datengetriebenen Prozessen ist Reporting mittels Power BI nicht mehr wegzudenken. Die erstellten Reports dienen dazu, Daten aus verschiedensten Quellen zusammenzuführen, Analysen durchzuführen und Ergebnisse zu visualisieren. Oft werden die aufbereiteten Informationen genutzt, um Business-Entscheidungen zu treffen sowie Prozesse anzupassen oder zu steuern. Doch hier stößt Power BI häufig an seine Grenzen. In vielen Fällen müssen die Analyseergebnisse per E‑Mail kommuniziert oder in ein anderes Tool übertragen werden.
Um dieses Problem zu lösen, bietet Microsoft eine direkt in Power BI integrierbare Lösung über seine Power Plattform an. Microsoft Power Apps und Power Automate ergänzen Power BI zu einem leistungsstarken Trio. Gemeinsam helfen sie Unternehmen, ihre Datenstrategie auf das nächste Level zu heben, indem sie eine nahtlose Integration von Datenanalyse, Anwendungsentwicklung und Workflow-Automatisierung ermöglichen.
Einführung in die Power Plattform
PowerBI
PowerBI ist eine leistungsstarke Business-Analytics-Lösung von Microsoft. Sie ermöglicht es, Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln, zu analysieren und in interaktiven Dashboards sowie Berichten zu visualisieren. Unternehmen können dadurch wichtige Einblicke gewinnen und datengetriebene Entscheidungen treffen. Zu den wichtigsten Anwendungen von Power BI Reports und Analysen gehören unter anderem die regelmäßige Berichterstattung und tiefgehende Analyse von Unternehmensdaten (Business-Analyse), die Nachverfolgung und Analyse von Verkaufszahlen- und Trends (Sales-Performance), detaillierte Einblicke in Finanzkennzahlen und ‑prognosen, so wie das Verstehen und Segmentieren von Kundenverhalten und ‑präferenzen (Kundenanalysen).
Entsprechend viele Unternehmen entscheiden sich deshalb für Power BI da es eine Anbindung sowohl an viele lokale Datenquellen (wie z.B. Excel-Sheets), selbst gehostete Datenbanken (z.B. SQL-Server und viele andere) oder auch Cloud-Datenbanken von z.B. Microsoft Azure oder Amazon Web Services bietet. Zudem bietet es intuitive und ansprechende Visualisierungen und hat eine große Nutzerbasis, welche für eine kontinuierliche Weiterentwicklung und Unterstützung durch die Community sorgt.
Power Apps
Power Apps ist ein flexibles Low-Code-Entwicklungstool von Microsoft, das es ermöglicht, ohne umfassende Programmierkenntnisse benutzerdefinierte Anwendungen zu erstellen. Mit einer intuitiven Drag-and-Drop-Oberfläche lassen sich Anwendungen schnell und unkompliziert für Web- und Mobilplattformen entwickeln. Das Tool bietet zahlreiche Einsatzmöglichkeiten, wie etwa die effiziente Erfassung, Bearbeitung und Darstellung von Daten. Außerdem ermöglicht Power Apps die Automatisierung von Geschäftsprozessen, indem manuelle Abläufe durch digitale Lösungen ersetzt werden. Dadurch steigt die Effizienz erheblich.
Die Hauptvorteile von Power Apps liegen in der schnellen und flexiblen Entwicklung von Anwendungen, die sich individuell an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen lassen. Zudem integriert sich das Tool nahtlos mit anderen Microsoft-Diensten wie SharePoint, Teams und Power BI. Auch die Anbindung an Drittanbieter-APIs ist problemlos möglich, was die Entwicklung vielseitiger und leistungsstarker Anwendungen erleichtert.
Power Automate
Power Automate, ehemals Microsoft Flow, ist ein Dienst zur Automatisierung von Workflows, der Nutzern ermöglicht, wiederkehrende Aufgaben effizient zu automatisieren. Mit Power Automate lassen sich einfache bis komplexe Workflows erstellen, die verschiedene Anwendungen und Dienste miteinander verknüpfen. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig: Wiederkehrende Aufgaben wie das automatische Versenden von Benachrichtigungen, das Generieren von Berichten oder das Aktualisieren von Datenbanken können automatisiert werden. Zudem ermöglicht Power Automate die Integration von Microsoft- und Drittanbieteranwendungen, um Geschäftsprozesse zu optimieren. Auch Genehmigungsprozesse, etwa für Urlaubsanträge oder Ausgabenberichte, lassen sich automatisieren. Darüber hinaus wird das Datenmanagement vereinfacht, indem Daten automatisch zwischen verschiedenen Systemen verschoben, kopiert oder bearbeitet werden. Die Vorteile von Power Automate liegen in der Zeitersparnis, der Reduktion von Fehlern durch Automatisierung und der Produktivitätssteigerung durch nahtlose Integration und effizientere Arbeitsabläufe.
Die Auswertung und Analyse von Daten als manueller Flaschenhals
Ein in datengetriebenen Unternehmen häufiger Analyseprozessfluss ist in Abbildung 1 abgebildet. Der erste Schritt besteht in der Akquise von Daten. Dabei werden aus verschiedenen Vorprozessen erzeugte Informationen aus unterschiedlichen Quellsystemen an einem zentralen Ort zusammengeführt. Diese können aus Datenbanken, Cloud-Diensten oder auch lokalen Excel-Dateien stammen. Nachfolgend werden die gesammelten Daten in einen geeigneten Kontext gesetzt, gefiltert und für die Analyse aufbereitet. Dies geschieht beispielsweise in Form eines Berichts oder Dashboards mit Abbildungen und Tabellen.
Die anschließende Analyse oder Überprüfung führt in der Regel zu einer Entscheidung. Diese kann sich auf die Freigabe von Daten oder Produkten, die Anpassung von Prozessen oder das Initiieren von Folgeprozessen beziehen. Darauf folgt die Kommunikation der Entscheidung meist verbunden mit der Aufforderung zur Umsetzung, die z.B. via Mail übermittelt werden kann. In einem technischeren Umfeld ist aber auch das Eintragen in ein technisches Tool, welches z.B. Folgeprozesse durchführen soll, möglich. Auch eine Dokumentation der Entscheidung findet meistens statt. Zuletzt folgt noch die Durchführung der Folgeprozesse.
Je nach Automatisierungsgrad kann dieser analysegetriebene Entscheidungsprozess manuell oder automatisch ablaufen. Besonders häufig manuell durchgeführte Abläufe kosten jedoch viel Zeit und Ressourcen. Zudem führen sie durch den Einsatz unterschiedlicher Technologien oft zu Effizienzverlusten. Im Folgenden wird daher erläutert, warum sich die Power-Plattform ideal eignet, um solche Prozesse zu automatisieren und in einem einzigen Tool zu bündeln.
Prozesssteuerung mittels integrierter Power-Plattform-Architektur
Ausgangspunkt: Power BI Report
Mit der integrierten Power-Plattform-Architektur, welche in Abbildung 2 zu sehen ist, können Sie ihre bestehenden Power BI Reports schnell zu effizienten Steuerungstools erweitern, um damit die manuellen Controlling-Prozesse wesentlich effizienter und sicherer zu gestalten. Ausgangspunkt ist entsprechend ein Power BI Report. In diesem können verschiedene Datenquellen integriert werden und zu anschaulichen Visuals verarbeiten werden. Durch das Setzen geeigneter Filter und die Definition verschiedener Measures können hier die Daten analysiert werden.
Einfache Anbindung von Power App und Power Automate
Dem Power BI Report kann über das Power Apps Visual sehr leicht eine Power App hinzugefügt werden, siehe Abbildung 3. Dazu nutzt dieses die definierten Measures, Filter und Daten aus dem Power BI Report direkt, so dass vorgenommene Einstellungen automatisch korrekt übernommen werden. Die Power App selbst ist vor allem zur Nutzerinteraktion und zur schnellen Überprüfung oder Verarbeitung der gewählten Filter. Hier können z.B. Pop-Ups erstellt werden, welche dem Nutzer angezeigt werden. Eine Validierung der gewählten Filter nach verschiedenen Regeln kann vorgenommen werden. Grundsätzlich kann in diesem Low-Code-Tool sehr schnell viel einfache Funktionalität umgesetzt werden.
Die komplexeren Prozesse, die einem klaren Prozessfluss folgen, werden allerdings idealerweise mittels eines Power Automate Flows eingebunden. Dieser kann leicht zur App hinzugefügt werden (Abb. 3) und vor allem standardisierte Aufgaben übernehmen wie die Erstellung einer Dokumentation, das Versenden von Emails oder das Starten von Folgeprozessen. Um APIs anzusprechen kann hier beispielsweise aus einer Vielzahl an vordefinierten Konnektoren gewählt oder eigene hinzugefügt werden. Eine Rückkopplung über den Erfolg des Flows an die App und letztlich an den Power BI Report und Endnutzer ist natürlich auch möglich.
Eine Erfolgsstory: Finanzdatenprüfung mittels integrierter Power-Plattform-Architektur
Ein aus der Praxis entnommenes Beispiel soll zeigen, wie ein oben beschriebener Analyseprozess mit seinen Schritten Akquise, Analyse, Entscheidung, Kommunikation & Dokumentation und Umsetzung aus einem einzigen Power-BI Report heraus realisiert wurde.
Die manuelle Ausgangssituation
Die Ausgangssituation ist im oberen Teil von Abbildung 4 zu sehen. Ein Versicherungsunternehmen möchte seine Finanzdaten, welche in einem zentralen Cloud-basierten Warehouse gesammelt werden, fachlich überprüfen, bevor diese in die SAP Finanzsoftware (FPSL) eingetragen werden, da dort Rückbuchungen und Korrekturen sehr aufwändig sind. Die Überprüfung und Freigabe müssen einer Wirtschaftsprüfung standhalten können, so dass jede Freigabe genau dokumentiert werden muss. Insbesondere wird überprüft, dass die verarbeiteten Daten zu den freigebenden Zeiträumen und Informationsobjekten passen und tatsächlich nur berechtigte Personen die Freigabe erteilen konnten. Im Ursprungsprozess wurden die Schritte händisch und mit unterschiedlichen Technologien umgesetzt:
- Akquise: Die Zusammenstellung der zu überprüfenden Daten wurde manuell durch Downloads aus der Datenbank in Excel-Sheets vorgenommen.
- Analyse: Zur Analyse wurden diverse Excel-Makros verwendet, wobei verschiedene Business-Einheiten unterschiedliche Tools verwendet haben.
- Entscheidung: Die Entscheidung wurde anhand verschiedener Excel-Resultate und Vergleichsrechnungen getroffen.
- Kommunikation & Dokumentation: Die Dokumentation wurde manuell in Wiki-Seiten gepflegt und die Freigabe der Finanzdaten per E‑Mail an das Prozessierungsteam der Datenbank kommuniziert.
- Umsetzung: Der Start der Weiterverarbeitung muss im Nachgang von dem Prozessierungsteam nach Anweisung aus der E‑Mail händisch vorgenommen werden.
Dieser Prozess ist sehr kleinteilig, inhomogen, manuell und fehleranfällig. Häufig aufgetretene Fehler waren z.B. die Unvollständigkeit von Daten oder Probleme in der Kommunikation, sodass andere Daten geprüft wurden als dann freigegeben wurden oder andere Daten versendet wurden als freigegeben wurden. Fehlende Dokumentation ist ebenfalls vorgekommen.
Vollautomatische Lösung mittels integrierter Power-Plattform-Architektur
Zur Standardisierung und Automatisierung des Prozesses wurde die oben beschriebene integrierte Power-Plattform-Architektur verwendet, sodass der gesamte Prozess durch einen einzigen Power-BI Report abgedeckt werden konnte. Der neue Prozess sieht wie folgt aus:
- Akquise: Alle Daten wurden durch Konnektoren mit direkten Zugriffen auf das Cloud-Warehouse bereitgestellt, so dass keine manuellen Downloads mehr nötig waren.
- Analyse: Die Analyse geschieht anhand der vielen Visuals und mittels zu setzender Filter direkt im Power-BI. Hier können alle Daten und Unternehmenseinheiten zentral aus einem Bericht heraus geprüft werden.
- Entscheidung: Die Entscheidung kann direkt aus dem Power-BI Report über die Power-App getroffen werden. Die Einstellungen der Prüfung wurden direkt in die Freigabe übernommen, so wurde gewährleistet, dass genau der Zeitraum, der geprüft wurde und genau die Business-Einheit mit dem richtigen Informationsobjekt freigegeben wurde.
- Kommunikation & Dokumentation: Dieser Schritt wird von dem eingebetteten Power Automate Flow vorgenommen. Dieser erstellt automatisch eine Dokumentation mit den gewählten Freigabeparametern und erzeugt eine Mail an zu benachrichtigende Stakeholder.
- Umsetzung: Das tatsächliche Starten der Folgeprozesse, in diesem Fall der Start der Datenpipelines an das SAP-System, werden durch eigene dafür definierte Konnektoren direkt durch den Automate Flow vorgenommen.
Durch die etablierte Lösung konnte der Prozess deutlich stabilisiert werden und manuelle Tätigkeiten auf ein absolut fachlich notwendiges Minimum reduziert werden. Es ist immer sichergestellt, dass die freigegebenen Finanzdaten tatsächlich geprüft wurden, dieses auch dokumentiert ist und die richtigen und passenden Datenpipelines angestoßen wurden, um eine korrekte Eintragung in die entsprechenden SAP-Systeme zu gewährleisten. Eine Verzögerung durch manuelle Downloads oder Kommunikations-Overhead gibt es nicht mehr.
Fazit und Zusammenfassung
Die Kombination von Power BI, Power Apps und Power Automate bietet Unternehmen eine leistungsstarke Lösung, um ihre Datenstrategie zu optimieren. Während Power BI eine exzellente Plattform für Datenanalyse und Reporting darstellt, ermöglichen Power Apps und Power Automate die nahtlose Integration und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dies führt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung, reduziert den Kommunikationsaufwand und minimiert Fehlerquellen. Unternehmen, die diese Synergien nutzen, können ihre Entscheidungsprozesse beschleunigen und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.
Insgesamt zeigt sich, dass die Erweiterung von Power BI durch Power Apps und Power Automate eine spannende und zukunftsweisende Möglichkeit ist, die Potenziale der Datenanalyse voll auszuschöpfen und direkt in effiziente Prozesssteuerungen zu überführen.
